Por Adrian William Rosenstein

Cuando una empresa crece, las horas de la cuadrilla se vuelven uno de los gastos más grandes y de los más difíciles de ver. Con tres trabajadores, usted sabe quién llegó y a qué hora. Con quince, repartidos en cuatro obras, ya no. Las horas llegan por mensaje de texto, en un papel arrugado o de memoria el viernes. Y muchas veces se pagan sin que nadie las revise bien.

Yo he tenido empresas de pintura, limpieza, andamios y construcción en Noruega. Muchas noches me sentaba a cuadrar las horas de las cuadrillas para poder pagar y facturar. Aprendí unas cuantas cosas que sirven en cualquier país y con cualquier herramienta, sea una libreta, una hoja de cálculo o una app.

1. Que cada quien marque su entrada y su salida en la obra

La hora más confiable es la que se anota en el momento y en el lugar del trabajo. No al final del día, ni el viernes. Pida que cada trabajador marque su propia entrada al llegar a la obra y su salida al irse. Si usan el celular, que cada quien use el suyo. Cuando uno marca por otro, aunque sea por ayudar, usted pierde la única prueba clara de quién estuvo ahí.

2. Revise las horas cada semana, no el día de pago

El día de la nómina todo es prisa. Si encuentra un error, ya no hay tiempo de preguntar, y lo más fácil es pagar lo que dice el papel. Escoja un día fijo, por ejemplo el lunes, para revisar las horas de la semana anterior. Busque salidas sin marcar, turnos demasiado largos y entradas muy temprano o muy tarde. Pregunte mientras la gente todavía se acuerda de lo que pasó. Una llamada corta el lunes vale más que una discusión tres semanas después.

3. Compare las horas con el trabajo

El total de horas por persona le dice cuánto pagar. Las horas por obra le dicen si ganó dinero. Si un trabajo que usted cotizó para dos días se llevó cuatro, le conviene saberlo antes de terminar la obra, no al cerrar el mes. Anote en qué obra trabajó cada persona cada día. Así puede cotizar mejor el próximo trabajo parecido.

4. Use el idioma de su gente

Muchas cuadrillas mezclan personas que se manejan mejor en español con otras que prefieren el inglés. Si las reglas, los formularios o la app están solo en un idioma, alguien va a marcar mal o no va a entender lo que se le pide. Explique el sistema en los dos idiomas, por escrito y en persona. Deje las reglas en un papel en la camioneta o en un mensaje fijo en el grupo. Una regla que nadie entiende no sirve de mucho.

5. Deje claras las reglas de descansos y horas extra

Muchos problemas de nómina empiezan con algo que nunca se dijo. ¿El almuerzo se marca o no? ¿Cuánto dura? ¿Quién puede autorizar horas extra? Decida esto antes de que pase y dígalo a todos por igual. Una buena costumbre es que las horas extra se aprueben antes y no después, y que las apruebe una persona con nombre, no «el que esté». Así nadie se lleva sorpresas el día de pago, ni usted ni el trabajador.

6. Guarde los registros, y también los cambios

A veces hay que corregir una hora. Alguien olvidó marcar la salida o marcó en el lugar equivocado. Está bien corregir, pero anote quién hizo el cambio, cuándo y por qué, y guarde también la hora original. Si un día hay una duda sobre un cheque, usted y el trabajador pueden ver qué pasó de verdad. Eso protege a los dos. Guarde todo en un solo lugar, no repartido entre celulares, cuadernos y mensajes.

7. Revise sin vigilar

No hace falta seguir a su gente todo el día para tener horas confiables. Saber dónde estaba cada persona al marcar la entrada y al marcar la salida responde la pregunta que importa: si las horas coinciden con el trabajo. Vigilar a todos durante todo el turno cuesta confianza, y encontrar buenos trabajadores ya es bastante difícil.

Empiece con algo pequeño

No necesita cambiar todo de una vez. Empiece con una sola regla esta semana, por ejemplo revisar las horas cada lunes. Cuando eso sea costumbre, agregue la siguiente. Una hoja de cálculo bien llevada sirve. Lo que más cuenta es el hábito.

Yo me cansé de hacerlo a mano y por eso creé TimeGen (https://timegen.app), una app para que las cuadrillas marquen su entrada y su salida desde el celular, en español y en inglés. Pero estos consejos sirven con cualquier sistema.

Sobre el autor

Adrian William Rosenstein ha tenido empresas de pintura, limpieza, andamios y construcción en Noruega. Hoy es el fundador de TimeGen, una app para que las cuadrillas marquen su entrada y su salida desde el celular, en español y en inglés.

Correo: adrian@timegen.app

Sitio web: https://timegen.app